Wer eine Verfahrensdokumentation erstellt, findet dabei fast immer mehr als erwartet. Lücken im internen Kontrollsystem, Zugriffsrechte die nicht mehr stimmen, Prozesse die längst überfällig wären. Luisa hat es selbst erlebt – gemeinsam mit Jan Lutz von divedo.

In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Jan Lutz von divedo über den konkreten Aufbau einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation – und wie Candis die eigene Doku erstellt hat.

Mehr zu divedo: https://www.divedo.io/

In dieser Folge erfahrt ihr:

🗂️ welche vier Blöcke eine vollständige Verfahrensdokumentation laut GoBD enthalten muss

⚠️ was passiert, wenn die Dokumentation bei einer Betriebsprüfung lückenhaft ist

🤖 warum eine KI-Richtlinie seit 2024 dazugehört

🔄 wie die Doku als lebendes Dokument aktuell bleibt

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„Ab wann brauchen wir ein ERP?" – darauf gibt es keine pauschale Antwort. Es gibt kein Schwarz-Weiß und keine Schwelle, ab der DATEV plötzlich nicht mehr reicht. Entscheidend ist der konkrete Use Case, nicht die Unternehmensgröße.

In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Amadeo Tasca von Candis über die ERP-Einführung – wann sich der Schritt aus DATEV lohnt, wann DATEV besser bleibt und wie der Umstieg gelingt.

In dieser Folge erfahrt ihr:warum es kein Schwarz-Weiß gibt und der klare Use Case zählt, nicht die Unternehmensgrößewieso DATEV und ERP oft nebeneinander laufen und wann sich DATEV ganz ersetzen lässtweshalb eine ERP-Einführung modular und mit klarem Ziel gelingt statt als großes Prestigeprojektund warum der Drei-Wege-Abgleich aus Bestellung, Wareneingang und Rechnung der eigentliche Hebel ist.

Mehr zur ERP-Schnittstelle von Candis: ⁠https://www.candis.io/erp

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Viele Unternehmen haben keine Verfahrensdokumentation. Und wer eine hat, hat sie oft 2019 zusammengeschrieben und seitdem nicht mehr angefasst. Beides ist ein Problem — und ab 2026 eines mit echten Konsequenzen.

In dieser Folge vom Summen + Salden Podcast spricht Luisa mit Sandra und Pascal Höinghaus von Von Westfalen darüber, warum eine Verfahrensdokumentation kein Pflichtprogramm ist, sondern das Fundament für GoBD-konforme Prozesse, Folgeprüfungserleichterungen und eine saubere E-Rechnung-Einführung.

In dieser Folge erfahrt ihr:

• warum eine gute Verfahrensdokumentation bei der Folgeprüfung zu verkürzten Stichprobenprüfungen statt Vollprüfungen führen kann

• weshalb die E-Rechnung keine Formatfrage ist, sondern eine vollständige Strukturänderung im Rechnungsprozess

• wie Schatten-KI in Unternehmen zur Datenschutz- und Compliance-Falle wird

• warum Ist-Prozesse dokumentiert werden müssen — und wie KI dabei systematisch in die Irre führt

• weshalb BAFA-Fördermittel zwischen 50 und 80 % der Beratungskosten abdecken können

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Verantwortung in der Buchhaltung wird oft falsch definiert. Nicht als „ich habe das System gebaut, in dem Fehler ausgeschlossen werden", sondern als „ich habe jeden Beleg selbst gesehen." Das ist ein Unterschied. Und er kostet.

Luisa und Linnar gehen fünf Glaubenssätze durch, die sich rund um KI in der Buchhaltung hartnäckig halten und legen offen, warum keiner davon einer GoBD-konformen, dokumentierten Prozesslogik standhält.

In dieser Folge erfahrt ihr:

• warum „Sicherheit durch menschliche Kontrolle" nur dann stimmt, wenn man Kontrolle richtig versteht

• weshalb eine Verfahrensdokumentation mit KI-Richtlinie mehr Prüfungssicherheit gibt als manuelle Prozesse

• warum die Blackbox-Angst vor allem entsteht, wenn man KI-Buchhaltungstools mit generischen Sprachmodellen verwechselt

• weshalb „unsere Prozesse sind zu individuell" in den seltensten Fällen ein echtes Argument ist

• warum schlechte Erfahrungen mit regelbasierten Systemen von vor zehn Jahren kein Maßstab für heutige Modelle sind

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KI, E-Rechnung und digitale Prozesse verändern die Steuerberatung gerade grundlegend. Gleichzeitig arbeiten viele Unternehmen und Kanzleien noch immer wie vor 10 Jahren.

In dieser Folge spricht Luisa mit Christian Gebert, Geschäftsführer von steuerberaten.de, über den Wandel der Branche und was jetzt wirklich wichtig wird.

• warum KI aktuell eher für mehr als für weniger Arbeit sorgt
• warum klassische Buchhaltung und Belege abtippen zunehmend verschwinden
• wie sich das Berufsbild in Steuerkanzleien verändert
• warum die E-Rechnung zum Wendepunkt für viele Unternehmen wird
• warum viele Unternehmen beim Thema Digitalisierung noch zu spät dran sind
• warum Prozesse und Daten wichtiger sind als einzelne Tools
• wie die Steuerkanzlei der Zukunft bis 2030 aussehen könnte

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Viele Buchhaltungsteams machen sich Gedanken über die falschen Dinge: Eigenbelege, Buchungstexte oder die Frage, ob ein Papierbeleg wirklich noch im Ordner liegen muss. Gleichzeitig bleiben die entscheidenden Themen oft unbeachtet.

In dieser Folge spricht Linnar mit Steuerberater Dennis Schümann über typische Mythen rund um die Betriebsprüfung und was heute wirklich zählt.

• warum Betriebsprüfungen seltener stattfinden, als viele denken
• warum Eigenbelege in vielen Fällen unkritisch sind und worauf ihr achten solltet
• wann ihr Papierbelege nach dem Scannen wirklich wegwerfen könnt
• warum CSV-Exporte und Excel kein Problem sind – wenn der Prozess sauber dokumentiert ist
• warum Verfahrensdokumentation und interne Kontrollsysteme der eigentliche Schlüssel sind
• warum sogar WhatsApp- und Sprachnachrichten relevant für die Aufbewahrung sein können
• worauf Prüfer heute wirklich achten: Vorsysteme, Datenqualität und nachvollziehbare Prozesse

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Die meisten Buchhaltungsprozesse beginnen zu spät – und genau das ist das eigentliche Problem. Systeme wie DATEV oder SAP setzen voraus, dass Daten bereits vollständig und korrekt sind. In der Realität beginnt die Arbeit aber viel früher: beim Sammeln von Belegen, beim Klären von Rückfragen und beim Hinterherlaufen von Informationen.

In dieser Folge spricht Linnar mit Lars Böhnke, Head of Product bei Candis, darüber, wie die Produktentwicklung bei Candis dieses Problem neu denkt. Im Fokus steht das sogenannte Single-Touch-Prinzip, also die Idee, Belege nur noch einmal anzufassen und welche Rolle Bestellfreigaben, Automatisierung und KI dabei spielen.

In dieser Folge erfahrt ihr:

• warum Buchhaltungssysteme davon ausgehen, dass Daten bereits vollständig sind – und warum das in der Praxis nicht funktioniert

• warum der größte Zeitaufwand vor dem Buchen entsteht und nicht beim Buchen selbst

• warum Prozesse nicht bei der Rechnung, sondern schon bei der Bestellung starten sollten

• wie das Single-Touch-Prinzip verhindert, dass Belege mehrfach bearbeitet werden

• wie eine saubere Inbox entsteht, in der nur noch vollständige und prüfbare Belege landen

• wie KI und E-Rechnungen echte Automatisierung ermöglichen

• warum bis zu 50 % der Belege perspektivisch ohne manuelle Bearbeitung verarbeitet werden können

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Viele Buchhaltungsteams beschäftigen sich noch immer mit den falschen Dingen: Kleinstbeträge bei Auslagenerstattungen, übertriebene Angst vor Betriebsprüfungen oder Prozesse, die unnötig kompliziert sind. Gleichzeitig stehen Themen wie E-Rechnung, KI und effiziente digitale Workflows längst auf der Agenda – werden aber oft zu spät angegangen.

In dieser Folge sprechen Luisa und Linnar darüber, worauf Finanzteams jetzt wirklich ihren Fokus legen sollten. Sie diskutieren typische Zeitfresser im Alltag, räumen mit verbreiteten Compliance-Mythen auf und erklären, warum es sich lohnt, neue Technologien und Prozesse frühzeitig auszuprobieren.

In dieser Folge erfahrt ihr:

• warum Auslagenerstattungen enorme Kommunikationskosten verursachen und wie Firmenkarten oder Business Accounts sie ersetzen können

• warum viele Unternehmen Betriebsprüfungen falsch einschätzen und worauf Prüfer wirklich achten

• warum Verfahrensdokumentation und nachvollziehbare digitale Prozesse wichtiger sind als einzelne Belege

• warum ihr euch spätestens jetzt mit E-Rechnungen beschäftigen solltet, bevor 2027 neue Pflichten greifen

• wie KI bereits heute konkrete Aufgaben in der Buchhaltung erleichtern kann

• welche kleinen Automationen im Alltag sofort Zeit sparen können

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